Articles & News

Reformasi Birokrasi Berbasis Balanced Scorecard, Benarkah?

Share :
15/05/2014 20:47:32 WIB | Dibaca: 1319 kali |

Oleh: Mathiyas Thaib

Dalam rangka melakukan upaya perubahan melalui transformasi dan reformasi baik perusahaan maupun pemerintahan, banyak pihak mencari dasar-dasar pengetahuan dan kerangka perencanaan kerja untuk menyelenggarakan upaya tersebut.



Dalam proses pencarian tersebut banyak pihak menyebut atau mengutip pemikiran- pemikiran Prof. Robert Kaplan dengan buku klasik pertamanya yang sangat terkenal "Balanced Scorecard". Sehingga akibat sangat digemarinya buku tsb, banyak pihak melupakan bahwa pemikiran Kaplan tsb sebenarnya terus berkembang dan mengalami penyempurnaan dari waktu ke waktu.



Sampai saat ini ada beberapa buku lanjutan karya Prof. Kaplan, yang masih kurang digali oleh banyak pihak yang menggemari ilmu Balanced Scorecard yakni : "Strategy Focused Organization", "Strategy Map" dan "Organization Alignment.



Kalau di Balanced Scorecard isinya fokus kepada "Pengukuran dan Kinerja untuk Perusahaan" sedang buku-buku berikutnya lebih beorientasi kepada "Rancangan dan Strategi", sehingga kalau kita ingin melakukan perubahan baik di perusahaan, pemerintahan ataupun organisasi non profit lainnya, sebaiknya mendalami dan mengacu kepada buku-buku berikutnya dari Prof. Kaplan dan ini akan lebih pas.



Artikel ini dimaksudkan penulis untuk lebih memberikan pemahaman tentang apa itu rancangan dan strategi untuk perubahan, sekaligus meluruskan beberapa kekeliruan informasi tentang pemikiran-pemikiran Prof. Kaplan yang mengakibatkan pula penyimpangan dalam upaya mendayagunakannya.



Hal ini menjadi sangat penting karena akhirnya semua pihak menyadari dan mengakui bahwa "Kita Harus Berubah, Kalau Tidak Kita Akan Mati" (Change or Die), kata pepatah klasik tetapi tetap sangat relevan. Hal Ini terbukti dengan terjadinya kerisauan banyak pihak pada saat mulai berlakunya perjanjian China-AFTA (...Selama ini...kemane aje.....BOSS. ...tidur....kali...), kemudian presiden kita "SBY" menyatakan pentingnya INOVASI untuk DAYA SAING BANGSA di Puspitek Serpong (Kayanya sudah TELAT...BOSS...sudah ditelikung China di mana-mana euy....sebentar lagi disalip Vietnam dan Laos......kuacian deh lu......)


Strategi
Apa itu strategi, untuk itu rumusan yang ditawarkan penulis adalah sebagai berikut:
Strategi adalah sebuah rancangan dan rencana (designing and planning) yang sistematik dari sebuah perusahaan, lembaga ataupun negara untuk mencapai tujuan akhirnya (Destination).

Tujuan Akhir dari sebuah perusahaan adalah :

  • Memenangkan persaingan usaha yang berkelanjutan dengan cara memenuhi terlebih dahulu kebutuhan nilai-nilai dan keinginan pelanggannya, karena pelangganlah yang memberikan pendapatan perusahaan. Kemudian dilanjutkan dengan memenuhi kebutuhan dan keinginan pihak karyawan, pemasok dan pemegang saham.
  • Untuk dapat berkelanjutan, perusahaan harus mampu merancang dan merencanakan untuk kemudian melaksanakan proses kerjanya secara konsisten dan persisten yang tidak mudah ditiru atau diganggu oleh pesaingnya, dan inilah yang disebut Keunikan (Uniqueness) melalui Differensiasi (Differentiation) dan Segmentasi (Segmentation), berbasis sumberdaya yang dimiliki dan rancangan proses bisnis yang unik juga
  • Tidak mudah ditiru atau diganggu, tentunya membawa konsekuensi harus mampu memahami tentang posisi, kekuatan dan kelemahan pesaing, pemasok dan bahan baku, perkembangan teknologi dan produksi serta kemungkinan adanya pesaing baru.

Tujuan akhir dari sebuah negara adalah membangun dan menciptakan kesejahteraan untuk rakyatnya dengan upaya :

  • Memenangkan persaingan antar negara (globalisasi) yang berkelanjutan dengan cara memenuhi terlebih dahulu kebutuhan pokok, kebutuhan sekunder dan keinginan lebih lanjut rakyatnya (Stake holder), karena rakyatlah yang membayar pajak ke kas negara untuk membiayai pembelanjaan dan keberlangsungan roda pemerintahan.
  • Kemudian untuk dapat berkelanjutan, pemerintah harus mampu merancang dan merencanakan untuk kemudian melaksanakan strategi dan proses ekonominya (economic strategic) bukan hanya membuat dan menerbitkan kebijakan ekonomi (economic policy). strategi dan kebijakan ekonomi harus berorientasi kepada pengembangan dan pemanfaatan sumberdaya (Manusia dan alam) yang dimilikinya serta teknologi yang akan digunakannya yang tidak mudah ditiru atau diganggu oleh negara lain, dan inilah yang disebut keunikan ekonomi sebuah negara berbasis kearifan lokal.
  • Tidak mudah ditiru atau diganggu, tentunya membawa konsekuensi harus mampu memahami tentang posisi, kekuatan dan kelemahan sumberdaya yang dimiliki. Serta memahami strategi dan kebijakan ekonomi dan teknologi yang dimiliki negara lain.

Untuk itu mari kita melihat kutipan pendapat Michael Porter dan Robert Kaplan tentang Strategi.

Michael Porter describes the foundation of strategy as the activities in which an organization elects to excel :

  • "Ultimately, all differences between companies in cost or price derive from the hundreds or thousands of activities (or processes) required to create, produce, sell, and deliver their products or services, so differentiation arises from both the choice of activities (or processes) and how they are doing and performing."
  • The essence of strategy is choosing to perform activities (or processes) differently from competitors so as to provide a unique value proposition.
  • A sustainable strategic position, in Porters view, comes from a system of activities (or processes), each of which reinforces the others.

Robert Kaplan statement about Balanced Scorecard and Strategy.

  • The Balanced Scorecard a descriptive and not a prescriptive framework - builds a view of strategy that, while developed independently of Porters framework, is remarkably similar. The Balanced Scorecard design process builds upon the premise of strategy as hypotheses.
  • Strategy implies the movement of an organization from its present position to a desirable but uncertain future position. Because the organization has never been to this future position, its intended pathway involves a series of linked hypotheses. The scorecard enables the strategic hypotheses to be described as a set of cause and effect relationship that are explicit and testable.
  • Further, the strategic hypotheses require identifying the activities that are the drivers (or lead indicators) of the desired outcomes (lag indicators).
  • The key for implementing strategy is to have everyone in the organization clearly understand the underlying hypotheses, to align resources with the hypotheses, to test the hypotheses continually, and to adapt as required in real time.

Dari rumusan dan kutipan di atas terlihat jelas bahwa strategi adalah rumusan dan rancangan Peta, Proses dan aktivitas yang unik untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan nilai-nilai pengguna atau pelanggannya dan kemudian menyelengarakan dan melaksanakannya dengan baik untuk menghasilkan kinerja yang baik pula.

Untuk melaksanakan aktivitas atau proses tsb diperlukan tata kelola (Governance) atau pengorganisasian yang baik pula, sehingga dengan demikian harus dilakukan penyelarasan organisasi untuk masa depan. Karena organisasi yang saat ini memang atau mungkin belum atau tidak dirancang untuk memenuhi tuntutan pelanggan atau pengguna yang berubah dari waktu ke waktu.

Upaya melakukan perubahan (Re-Formasi) birokrasi pemerintah ataupun perusahaan- perusahaan besar saat ini secara global sangat mengandalkan pengetahuan yang dibangun secara empiris, bertahap dan disebarkan oleh Robert Kaplan selaku Professor di bidang pengembangan kepemimpinan dari Universitas Harvard (The Marvin Bower Professor of Leadership Development at the Harvard Business School), bukan Professor di bidang Accounting, seperti yang banyak ditulis dan dikutip banyak pihak, dengan latar belakang pendidikan S1 dan S2 selaku Electrical Engineer (Massachusettes Institute Technology) dan S3 di bidang Operation Research (Cornell University) dan melalui buku-bukunya al : Balanced Scorecard, Strategy Focus Organization, Strategy Map dan Organization Alignment.

Keempat buku Robert Kaplan adalah merupakan deskripsi bukan preskripsi (baca: resep) untuk mengarahkan pembacanya dalam menggambarkan atau memetakan proses-proses yang terjadi di dalam sebuah perusahaan atau sebuah Negara, sehingga perusahaan, lembaga atau negara dapat mencapai tujuan akhirnya dan pemetaan- pemetaan proses inilah yang disebut peta strategi (Strategy Map).


Kekeliruan pemahaman dan pendayagunaan pemikiran Robert Kaplan
Dari uraian pemikiran Robert Kaplan di atas terlihat bahwa yang utama adalah memenuhi nilai-nilai kebutuhan pelanggan (Pengguna) atau rakyat dan masyarakat di dalam konsep pemerintahan.


Sehingga bila mencermati artikel "Manajemen Kinerja Birokrasi" di harian Kompas, Senin, 21 Desember 2009 yang ditulis oleh Subur Tjahjono ada beberapa kekeliruan yang cukup mendasar dan mengganggu.

Untuk itu penulis mencoba mengutip beberapa alinea yang cukup mengganggu tsb al :

  • Manajemen kinerja (performance management) dengan sistem pengukuran kinerja kartu skor berimbang (balanced scorecard/BSC) awalnya diperkenalkan guru besar akuntansi Harvard Business School Amerika Serikat, Robert S Kaplan, dan konsultan ukuran kinerja perusahaan David P Norton tahun 1990-an.
  • Berbeda dengan dunia bisnis yang mengejar keuntungan, target Menkeu adalah meningkatkan pendapatan negara, seperti penerimaan pajak, bea cukai, dan penerimaan negara bukan pajak. Perspektif finansial yang umum dalam BSC bisnis juga dimodifikasi menjadi perspektif pemangku kepentingan.
  • Visi Depkeu, "pengelolaan keuangan negara yang akuntabel dan kredibel", sesuai konsep BSC, diterjemahkan dalam peta strategi hingga ke penyusunan KPI dan siapa yang bertanggung jawab. Ada 30-an KPI di Depkeu yang harus dicapai. Sebagai contoh, dalam perspektif pemangku kepentingan, untuk sasaran strategis tingkat "pendapatan yang optimal", KPI-nya adalah "jumlah pendapatan negara (pajak dan nonpajak)".

Seperti yang penulis sampaikan bahwa Robert Kaplan adalah bukan seorang akuntan, justru ia ingin mengkoreksi cara berpikir akuntan dalam menilai kinerja sebuah perusahaan yang sangat didominasi oleh ukuran-ukuran keberhasilan keuangan, karenanya ia menyarankan perubahan cara mengukur kinerja perusahaan atau bottom line indikator perusahaan dari "Balanced Sheet" menjadi "Balanced Scorecard".

Dari alinea-alinea artikel di Kompas tersebut terlihat seolah-olah Balanced Scorecard menjadi acuan utama dalam upaya perubahan birokrasi dan hal ini sebetulnya kurang pas.

Mengingat Balanced Scorecard saat ini telah banyak diadopsi oleh banyak pihak secara global karena kepopulerannya, sering terjadi penyimpangan-penyimpangan yang sangat mendasar baik disengaja atau tidak sengaja karena tidak adanya pendalaman dan explorasi pengetahuan oleh dosen-dosen di sekolah-sekolah bisnis di Indonesia dan juga oleh para konsultan perusahaan.

Sehingga penulis selaku seorang konsultan strategis dalam pekerjaannya sehari-hari sering kali memperoleh kejadian dan kasus, bahwa perusahaan telah merumuskan Key Performance Indicatornya (KPI) tetapi KPI tsb hanya berisikan rasio-rasio keuangan, seperti layaknya rasio-rasio keuangan di balanced sheet. Kata-kata kinerja (Performance) ada dimana-mana tetapi kata-kata Pengukuran (Measurement) jarang ada, sehingga apanya yang diukur dan bagaimana cara mengukurnya tidak pernah dibahas dan dibicarakan. Padahal soal pengukuran inilah menjadi basis dan inti pemikiran Prof. Kaplan selaku seorang PhD di bidang Engineering dan Operation Research.

Adalah sesuatu yang sangat keliru pula bila visi reformasi birokrasi hanya bertujuan "memperoleh pendapatan pajak dan bukan pajak yang optimal", hal ini mengakibatkan reformasi birokrasi akan kehilangan tujuan strategis dan rohnya yaitu "melayani pembayar pajak menjadi lebih baik". Karena dengan pelayanan yang baik akan terjadi peningkatan pendapatan negara.


Kesimpulan
Berdasarkan hal-hal di atas sebaiknya upaya perubahan dan perbaikan reformasi birokrasi yang akan dilakukan pemerintah, harus :

  • Tidak menghilangkan makna dan kata "Perbaikan Pelayanan" sebagai sebuah tujuan strategi yang tercermin di Visi dan Misi lembaga
  • Lebih mengacu kepada pemikiran pemikiran Prof. Kaplan yang berorientasi kepada "Rancangan dan Strategi" bukan "Pengukuran dan Kinerja" saja.
  • Lebih memfokuskan organisasinya dan proses-prosesnya kepada pemecahan-pemecahan masalah strategis bukan hanya mengubah sistem dan prosedur ataupun flowchart yang masih diyakini banyak pihak sampai saat ini.
  • Lebih menyadari bahwa pembenahan sistem dan proses sebuah lembaga pemerintahan tidak bisa berdiri sendiri tapi saling terkait dengan lembaga lain di pemerintahan dan juga dengan pemangku kepentingannya yaitu masyarakat luas. Hal inilah yang disebut "End to end process to make solution in efficiency of services" baik di tingkat mikro ekonomi maupun makro ekonomi.

 

Download to pdf : [klik di sini]

 

 

 

Kolom Facebook

Kolom Workshop Terbaru